H/F Assistant de service / de direction

LTd compte 9 agences spécialisées en recrutement et en travail temporaire organisées par pôle d'expertise en Ingénierie, Tertiaire Haut de Gamme - Fonctions Supports sur la France entière et à l'International. Ltd assure Qualité et Performance, fondé sur une procédure de recrutement rigoureuse et adaptée aux exigences du marché.

Poste et missions :

Missions :
• Accompagner les équipes du département et en régions dans la gestion et l'organisation administrative de leurs activités au quotidien.
• Participer au cycle financier (commandes, réceptions)
• Assurer le backup de certaines missions de l'assistante du service à Pau.


Environnement :
✓ Interne : manager, équipes, assistantes de gestion, RH, gestionnaires d'activités, support informatique, moyens généraux, préventeur santé sécurité
✓ Externe : entreprises d'intérim, fournisseurs, prestataires, sous-traitants, gestionnaire du site


Tâches principales :
✓ Prendre en charge les tâches administratives courantes du périmètre d'activité
✓ Distribuer les tickets restaurants aux collaborateurs
✓ Mettre à jour les organigrammes et les trombinoscopes => à suivre régulièrement au fil de l'eau
✓ Relayer les informations aux équipes ; (affichage légal, PV CE et CSE, etc. => services généraux)
✓ Centraliser les commandes de fournitures
✓ Saisir et suivre les commandes (SAP, PABLO, OASIS)
✓ Suivre les renouvellements de contrat des intérimaires
✓ SAV photocopieurs, et suivi du stock de papiers pour les étages ; en particulier le traceur
✓ Suivi et gestion du matériel des salles de réunions (tables, chaises, écrans, visio, etc.) pour les étages
✓ Demandes de devis, services, matériels, plateaux repas, etc.
✓ Assister les managers dans l'intégration des nouveaux collaborateurs : gestion du Welcome Pack, création fiche Argos, commande des EPI, commandes du matériel nécessaire à l'activité (matériel informatique et télécom), création des accès (bâtiments, bades, serveurs)
✓ Gestion du stock de matériel bureautique et commande des fournitures ; en particulier les PC des Centres de Service.
✓ Organisation des voyages / déplacements pour les collaborateurs : billets avion / train / Location véhicule / réservation hôtel- taxis
✓ Appui à l'organisation d'évènements liés aux équipes
✓ Veiller à l'accueil sécurité des collaborateurs

Profil recherché :

Horaires :
✓ Du lundi au jeudi : 08H30 et à 17H00, avec 1 heure de pause à midi
✓ Vendredi : 08H30 à 16H30, avec 1 heure de pause à midi.

Compétences techniques :
✓ Outils bureautiques +++
✓ Applicatifs informatiques et techniques : +++
✓ Cadre réglementaire RH : +

Compétences comportementales :
✓ Rigueur et fiabilité : ++++
✓ Organisation : ++++
✓ Confidentialité : ++++
✓ Collaboration : +++
✓ Communication écrite : +++
✓ Communication orale : +++
✓ Partage des informations : +++
✓ Intelligence relationnelle : +++